GoBD Kassen – diese Anforderungen müssen Registrierkassen erfüllen

Sicherheit wird in Zeiten der Corona-Pandemie besonders großgeschrieben. Doch diese Anforderung gilt nicht nur für die Gesundheit der Menschen. Auch beim täglichen Einkauf nimmt das Thema Sicherheit eine große Bedeutung ein. Moderne Registrierkassen müssen wichtige Anforderungen der seit Januar 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllen. Wir erklären Ihnen, worum es sich dabei handelt und wie wichtig eine GoBD konforme Kasse ist.

GoBD: welche Bedeutung steckt hinter dem Kürzel?

In einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums werden seit Januar 2015 die geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geregelt. Die Vorschrift regelt die Bedingungen, die für eine ordnungsgemäße Buchführung gelten und bezieht sich in besonderer Weise auch auf digitale und elektronische Daten. In der Vorschrift werden auch Bedingungen an die Funktionsweise der Registrierkassen gestellt, wodurch viele alte Kassensysteme ihre Zulassung verlieren und eine Registrierkassenpflicht in weiten Teilen der Ladengeschäfte Einzug hält. Oftmals spricht man bei Kassen, die allen Anforderungen gerecht werden, auch von GoBD Kassen.

GoBD Kassen: Diese Anforderungen werden gestellt

Damit Kassen als GoBD konform gelten, werden einige Anforderungen an die Funktionalität der Systeme gestellt. Dazu gehören:

• Manipulationssicherheit und Unveränderbarkeit
• Aufzeichnung aller Zahlungseingänge und -ausgänge als Einzelaufzeichnung
• Führung eines elektronischen Kassenbuchs.

Die Möglichkeit der Steuerhinterziehung ist dadurch erheblich erschwert und die Kassennachschau und Betriebsprüfung durch das Finanzamt wird vereinfacht.

Das klassische, manuelle Kassenbuch entfällt bei den GoBD Kassensystemen, da die Daten automatisch gespeichert werden und auf Knopfdruck alle Kassendaten ausgedruckt werden können. Zudem regelt die GoBD-Richtlinie die Datenaufbewahrung, sodass folgende Informationen archiviert werden müssen:

• Alle im Kassensystem hinterlegten Artikel mit Preisen
• Daten über Programmierungen und Änderungen von Stammdaten (Verfahrensdokumentation)
• alle Einnahmen
• Bedienungsanleitung der Kasse
• Programmieranleitung der Kasse

Diese Regeln gelten zum Umgang mit prüfungssicheren Kassen

Alle Unternehmen und Ladengeschäfte, die nicht mobil unterwegs sind, müssen eine Registrierkasse vorweisen, die Finanzamt-konform ist. Diese muss also in jedem Fall auch eine GoBD-konforme Kasse sein. Seit 2020 müssen die Systeme zudem über eine zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) verfügen. Sie als Ladenbesitzer müssen diese Vorgaben in jedem Falle beachten, da bei Missachtung hohe Strafen bis zu 25.000 Euro drohen können. Nur mit einem TSE-Kassensystem sind Sie auf der sicheren Seite.

Wenn die Prüfung durch das Finanzamt ansteht

Alle Unternehmen und Ladengeschäfte, die nicht mobil unterwegs sind, müssen eine Registrierkasse vorweisen, die Finanzamt-konform ist. Diese muss also in jedem Fall auch eine GoBD-konforme Kasse sein. Seit 2020 müssen die Systeme zudem über eine zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) verfügen. Sie als Ladenbesitzer müssen diese Vorgaben in jedem Falle beachten, da bei Missachtung hohe Strafen bis zu 25.000 Euro drohen können. Nur mit einem TSE-Kassensystem sind Sie auf der sicheren Seite.

GoBD – so wurde die Anweisung eingeführt

Die im Januar 2015 eingeführte GoBD löste die vorher gültigen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab. Seit 2020 gelten zudem striktere Anforderungen an die elektronischen Funktionalitäten der Registrierkassen. Die Änderung der Anforderungen haben alle das Ziel, Steuerhinterziehungen soweit als möglich zu unterbinden.

Somit sind so gut wie alle Geschäfte verpflichtet, ein GoBD Kassensystem einzusetzen. Eine Ausnahme wird für Geschäfte gemacht, in denen ausschließlich bargeldloser Zahlungsverkehr herrscht. Hier können Sie auch auf andere Systeme und Kassenarten zurückgreifen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu GoBD Kassen

Was bedeutet GoBD konform?

Die GoBD ist eine Vorschrift des Bundesfinanzministeriums, die genaue Anforderung an die Speicherung und Aufzeichnung von elektronischen Zahlungsdaten stellt. Kassen sind nur GoBD-konform, wenn sie alle nötigen Voraussetzungen erfüllen.

Ist eine elektronische Kasse Pflicht?

Die in der GoBD gestellten Ansprüche sind nur mit einer elektronischen Kasse umzusetzen. Deshalb kann man seit 2015, mit wenigen Ausnahmen, von einer elektronischen Kassenpflicht in Deutschland sprechen.

Sind Registrierkassen mit dem Finanzamt verbunden?

Registrierkassen sind nicht direkt mit dem Finanzamt verbunden oder werden direkt von dort überwacht. Allerdings darf das Finanzamt auch unangekündigt eine Kassennachschau durchführen.

Wer muss seit 2020 eine Registrierkasse haben?

Sobald in Ihrem Geschäft mit Bargeld gezahlt wird, sind sie verpflichtet, eine Registrierkasse zu verwenden. Somit sind fast alle Geschäfte dazu verpflichtet, eine Registrierkasse zu verwenden.

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