Bewirtungsbelege richtig ausfüllen – Worauf ist zu achten?

Bewirtungsbelege sind für Unternehmer von besonderer Bedeutung, bieten diese doch die Möglichkeit, die Bewirtungsaufwendungen in Teilen oder sogar vollständig steuerlich geltend zu machen. Dabei stellt das Finanzamt hohe Anforderungen an den Bewirtungsbeleg und dessen korrekte Ausfüllung durch den Wirt. Durch einen passenden Bewirtungsbeleg als Vordruck können Sie sich als Gastronom als auch Ihren Gästen viel Arbeit ersparen.

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Bewirtungsbelege in verschiedenen Formaten

Viele Gastronomen suchen nach einer Bewirtungsbeleg-Vorlage zum Ausdrucken oder Ausfüllen. Dabei gibt es eine deutlich einfachere Lösung: Bewirtungsbeleg Thermorollen haben den vollständigen Vordruck bereits auf der Rückseite aufgedruckt. Der normale Kassenbon aus dem Restaurant wird dadurch automatisch zum gültigen Bewirtungsbeleg – Ihre Gäste müssen nur noch die persönlichen Angaben ergänzen, statt ein separates Formular zu suchen, auszudrucken oder abzutippen. Eine separate Vorlage oder ein PDF-Download ist damit gar nicht mehr nötig.

Kommt eine Anforderung für einen Bewirtungsbeleg vom Kunden, muss dieser im Optimalfall in einem kurzen Zeitraum zu erstellen und auszufüllen sein. Sie können hierzu entweder auf Vordrucke zurückgreifen, an denen später die Bewirtungsrechnung angeheftet wird oder Sie entscheiden sich für eine Thermo-Bonrolle mit Bewirtungsbeleg als Vordruck auf der Rückseite. Eine solche Lösung ist ein sehr guter Service für Ihre Kunden. Diese müssen nicht mehr zwei Dokumente, also Bewirtungsbeleg und Rechnung, sondern nur noch ein Dokument aufbewahren. Die Ablage kann somit einfacher und schneller erfolgen.

Bonrollen mit Bewirtungsbeleg als Vordruck – passend für unterschiedlichste Systeme

Durch den Einsatz von Bonrollen mit Bewirtungsbeleg-Vordruck ergeben sich einige Vorteile. Die Lösung ist praktisch für alle Restaurants gleichermaßen nutzbar, da die Kassensysteme in der Regel über einheitliche Maßvorgaben für Kassenrollen verfügen. Somit sollte es ein Leichtes sein, auch für das eigene System ein entsprechenden Vordruck zu finden und zukünftig die Arbeitszeit der eigenen Mitarbeiter noch effizienter gestalten zu können. Darüber hinaus handelt es sich um eine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung, die schnell aufzeigt, dass sich die Anschaffungskosten durch die einfache Handhabung und die Zeitersparnis rentieren. Jetzt gilt es nur noch die eigenen Mitarbeiter entsprechend zu schulen, damit diese den Bewirtungsbeleg auch richtig ausfüllen können.

Mann druckt Bewirtungsbeleg auf Bonrolle

Notwendige Angaben auf dem Bewirtungsbeleg-Vordruck

Viele Gastronomen wissen nicht, wie Sie einen Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen müssen, damit dieser auch vom Finanzamt des Kunden anerkannt wird. Dabei wird grundsätzlich zwischen Bewirtungsaufwendungen unter 150 und solchen über 150 Euro unterschieden, da sich die Höhe der Kosten auf die Anforderungen durch das Finanzamt auswirkt.

Grundsätzlich müssen bei beiden Varianten folgende, grundsätzliche Informationen zur Kundenbewirtung angegeben werden:

Name und Anschrift des Restaurants
das Datum der Bewirtung
die verzehrten Speisen und Getränke sowie deren Preise
der Nettobetrag
der Umsatzsteuersatz und der entsprechende Mehrwertsteuerbetrag
der Bruttobetrag

Wird bei der Bewirtung die Summe von 150 Euro überschritten, müssen zusätzliche Angaben erfolgen. In diesen Fällen müssen die Namen der bewirteten Personen ebenfalls auf dem Bewirtungsbeleg eingetragen werden. Auch Name und Anschrift des Gastgebers, die Steuernummer des Restaurants und die Rechnungsnummer müssen in diesem Fall ausgezeichnet sein. Fehlen diese Elemente, kann der Gastgeber im schlimmsten Fall den Bewirtungsbeleg nicht verwenden, um das Essen als Betriebsausgabe steuerlich geltend zu machen.

Darüber hinaus ist es ratsam den Bewirtungsgrund auf dem Bewirtungsbeleg zu vermerken. Denn abhängig davon, ob es sich um ein Essen mit Kunden oder mit Mitarbeitern handelt und was der Bewirtungsanlass ist, gelten unterschiedliche Vorgaben bei der Abrechnung: Geschäftsessen mit Kunden können zu 70 Prozent steuerlich abgerechnet werden, während Essen mit Mitarbeitern zu 100 Prozent absetzbar sind.

Bezahlvorgänge noch effizienter gestalten

Mit einem Bewirtungsbeleg-Vordruck ist das Ausfüllen einfach und schnell erledigt. Somit können Ihre Mitarbeiter Bezahlprozess viel Zeit einsparen und erhalten auf lange Sicht zusätzlichen Freiraum, um sich noch intensiver um Ihre Gäste kümmern zu können. Gerade zu den bekannten Stoßzeiten am Mittag oder in den Abendstunden kann diese simple Maßnahme bereits einen deutlichen Effekt auf die eigentliche Bewirtungszeit und -qualität haben. Passende Thermorollen, die eben diesen Vorteil bieten, erhalten Sie auch hier bei ROLLENLAND.

Häufig gestellte Fragen zum Bewirtungsbeleg

Wer muss den Bewirtungsbeleg unterschreiben?

Der Bewirtungsbeleg muss vom Gastgeber unterschrieben werden, nicht vom Restaurant. Die Unterschrift bestätigt die Richtigkeit der Angaben gegenüber dem Finanzamt.

Brauche ich für Bewirtungskosten unter 150 Euro weniger Angaben?

Ja. Bis 150 Euro genügen Anschrift und Datum des Restaurants, die verzehrten Speisen und Getränke sowie der Rechnungsbetrag. Erst darüber sind zusätzlich die Namen der bewirteten Personen, Gastgeber, Steuernummer und Rechnungsnummer erforderlich.

Muss auf dem Bewirtungsbeleg der Anlass stehen?

Ja, der Bewirtungsgrund sollte immer vermerkt werden. Er entscheidet mit darüber, ob die Kosten zu 70 % (Geschäftsessen mit Kunden) oder zu 100 % (Bewirtung eigener Mitarbeiter) absetzbar sind.